Az árajánlatok kapcsán sokan hajlamosak csak az egyik oldalról közelíteni a témához arra koncentrálva, hogy miként kell kiállítani azt, de az igazsághoz hozzátartozik, hogy a jó árajánlathoz meg kell tanulnunk azt jól kérni a szolgáltatótól.

Mindenki örül annak, ha egy megoldandó problémára vagy egy hőn áhított termékre, esetleg szolgáltatásra olyan árajánlatot kap, ami minden tekintetben megfelel az elvárásoknak, ezáltal nem elég, hogy formailag helyénvaló, de mindemellett benne van az összes fontos részlet, kiderül belőle a megoldás kulcsa, módszere, az árak, a határidők, egyszóval megnyugtatja azt, aki kapta.

Miközben vannak vállalkozók és vállalkozások, akik jól kitanulták az árajánlat kiállításának mesterségét, ezáltal képesek arra, hogy alaposságukkal messze kitűnjenek a többiek közül – még akkor is, ha esetleg drágábban dolgoznak –, az igazsághoz hozzátartozik, hogy csak akkor kaphatunk jó árajánlatot, ha megtanuljuk azt jól kérni. Sokan egyáltalán nem helyeznek nagy hangsúlyt erre a kérdéskörre, márpedig lényegesebb, mint azt gondolnánk.

Az üzleti életben ugyanis alapvető fontosságú, hogy megtanuljunk árajánlatot kérni egy termékre vagy egy szolgáltatásra. A jó kérés ugyanis az alapja annak, hogy jó árajánlat érkezzen vissza, ami pontosan a mi igényeinkhez van igazítva, és célzottan arra a problémára jelent megoldást, amire szerettük volna. Hogy miként lehet jól árajánlatot kérni, és hogyan segíthet ebben a Brillit? Erre a kérdésre válaszolunk az alábbiakban!

Úgy kérd az ajánlatot, hogy azt értelmezni tudd

Hogy rögtön belecsapjunk a téma közepébe, egy árajánlat kérésekor rendkívül fontos, hogy eleve olyan kérésekkel forduljunk a szolgáltató felé, olyan formai követelményeket támasszunk irányában, hogy az biztosítsa: a befutott árajánlatot értelmezni tudjuk majd. Nyilván sokkal egyszerűbb egy kiírásban vagy egy személyes felkérésben csak odavetni egy általános problémát, hiszen így nem kell energiát beleölnünk a megfelelő szakember vagy szolgáltató felkutatásába.

Csakhogy ez a későbbiekben kamatostul visszaüt majd! Amennyiben ugyanis nem írjuk le azt, hogy pontosan mire is van szükségünk, és ezt nem tételezzük, nem kérjük az árajánlat tételes leadását, akkor egy adott problémára akár tucatnyi eltérő megoldás érkezhet. Ez azért lehet baj, mert az árajánlatok egy részét így vélhetően nem is tudjuk majd értelmezni, de még nagyobb gond, hogy nem is nyílik lehetőségünk összehasonlítani őket, hiszen az almát sem tudjuk összevetni a körtével.

Lássunk egy konkrét példát, ami rögtön világossá teheti számunkra a problémakört. Tegyük fel, hogy elromlott a céges fénymásoló, és ennek a javítására keresünk szakembert. Ha csak ennyit írunk bele az árajánlatkérő kiírásba, akkor azt az emberek, a szerelők nagyon sokféleképpen értelmezhetik, illetve közelíthetik meg.

Érkezhetnek árajánlatok, melyek csak arra szólnak, hogy a gép problémáját felmérik, de a javítás külön megállapodás kérdése lesz. Biztosan akadnak majd, akik egy eltúlzott összeggel látatlanban is bevállalják a gép javítását, akár még pontos típus ismerete nélkül is. Megint mások rögtön javítást és általános szervizt, tintacserét is bevonnak az árajánlatba, amire nem kizárt, hogy nekünk egyáltalán nem lesz szükségünk, hiszen nem olyan régen cseréltek ki minden fontosabb alkatrészt a gépben.

Ez roppant dühítő lehet, hiszen így hiába kapunk sok árajánlatot, egy jelentős része azonnal a kukában végzi, használhatatlan lesz, esetleg odáig fajulhat a helyzet, hogy egy új kiírásra lesz szükségünk annak érdekében, hogy pontosabb ajánlat jusson el hozzánk. Ha ugyanis tételeztük volna, hogy mire szeretnénk árajánlatot, akkor ez nem történhetett volna meg!

Sokkal pontosabb megoldásokat kapunk, ha leírjuk a fénymásoló pontos típusát, hogy nem kérünk szervizt, nem kérünk tintacserét, csak arra akarunk megoldást, hogy – példának okáért – a csíkozódó nyomtatás megszűnjön, vagy a beolvasás minősége újra olyan legyen, mint korábban. A pontos problémaleírás minden esetben lényeges ahhoz, hogy mindenhonnan hasonló árajánlat érkezhessen.

A tételezés pedig még egy dolog miatt rendkívül lényeges! Ez nem más, mint a beérkező árajánlatok összehasonlíthatósága. Ha befutott tíz ajánlat, de mind a tíz vállalkozás más nézőpontból közelíti meg az adott problémát, akkor azokat nem tudjuk összevetni egymással, és így rendkívül megnehezítjük a saját dolgunkat. Emiatt mindig előre meghatározott tételekre kérjünk árajánlatot, hiszen így elkerülhetjük ezt a számunkra is kellemetlen, sok extra munkával járó helyzetet.

Konkrétan írd le, hogy kitől várod az árajánlatot

Sokan elkövetik azt az általános hibát, hogy nem írják le egy árajánlat kikérésekor, hogy pontosan kitől is várják az adott árajánlatot, milyen vállalkozástól, milyen vállalkozótól. Ez elsőre nem tűnik túl lényeges szempontnak, azonban sokan csak a befutott ajánlatok után döbbennek rá arra, hogy fontos lett volna ezt kijelölni a pályázó részéről, mert nem kizárt, hogy olyan problémánk van, amit egy kisebb családi vállalkozás sokkal könnyebben meg tud oldani, mint egy nagy multinacionális cég.

Egyáltalán nem tekinthető diszkriminációnak, ha egy beszerzés kiírásakor feltüntetjük: kifejezetten kisvállalkozásoktól vagy inkább nagyobb cégektől várjuk a megoldást. Bátran jelöljük ki, hogy az adott pályázónak milyen tevékenységi körrel és képzettséggel, netán minősítéssel, milyen múlttal kell rendelkeznie ahhoz, hogy sikeres árajánlatot adjon le. Ez az esetek többségében kimarad, pedig szintén rengeteg kellemetlenségtől megkímélhetnénk magunkat, ha az árajánlat bekérése előtt pontosan körül tudnánk írni: kivel szeretnénk szerződni. Ezzel sok időt takaríthatunk meg másoknak is!

Mindenekelőtt azonban magunknak! Tegyük fel, hogy adott egy közelebbről meg nem nevezett probléma, aminek a megoldása annyira nagy alaposságot, egyedi szemléletmódot és eredeti megoldásokat követel, hogy azt csak egy kisebb vállalkozás tudná megoldani, aki képes odafigyelni a megrendelések alkalmával az ügyfél egyedi kéréseire. Szükség szerint a vállalkozó személyesen van jelen a munkánál, ellenőrzi a minőséget, és odafigyel arra, hogy a kérésünk makulátlanul megvalósulhasson.

Sajnos rengeteg ilyen problémakörrel találkozhat egy vállalkozás a mindennapokban, és ilyenkor rendkívül lényeges, hogy a munkát például ne egy gigavállalat kapja meg, aki rögtön továbbítja majd egy alvállalkozónak, miközben az árajánlat során meghatározott, esetenként megbeszélt kérések egy jelentős része azonnal háttérbe szorul. Nyilván utóbbi szegmensnek is megvan a maga szerepe – például akkor, ha valami nagy mennyiségű, de ugyanolyan dolgot szeretnénk olcsón előállítani –, éppen ezért fontos tisztában lennünk vele, mikor és kivel kell elvégeztetnünk az adott munkát ahhoz, hogy makulátlan végeredményt kapjunk.

A saját vállalkozás bemutatása is fontos

Egy árajánlat kérése közel sem csak arról szól, hogy mit várunk el a másik féltől, illetve milyen megoldásra keresünk problémát, rendkívül lényeges az is, hogy a pályázó röviden értesülni tudjon róla: ki áll a másik oldalon. Ez teljesen érthető elvárás annak fényében, hogy mi is szeretnénk, ha az árajánlatból már kiderülne, kivel is szerződünk a jövőben, így a másik fél részéről szintén elvárható mindez.

Úgy is, hogy az árajánlat bekérője kapcsán nem rajtunk lesz majd a hangsúly, ezáltal ügyeljünk arra, hogy saját vállalkozásunk valóban csak pár szóban, mindössze egy-két mondatban kerüljön bemutatásra. Kik vagyunk, mivel foglalkozunk, mióta csináljuk, esetleg milyen elismeréseket kaptunk már. Nagyjából ennyi elegendő ahhoz, hogy felkeltsük valakinek a figyelmét, további információért pedig mindig vezessük el a hivatalos honlapunkra vagy valamelyik közösségi felületünkre.

Mindez apróságnak, sokak szemében jelentéktelennek tűnik, de rengetegen csak olyan helyre küldenek árajánlatot, ahol rögtön megtudnak valamit a kérvényező cégről. A legrosszabb esetben is maximum öt percig tart megírni egy sablonszöveget, amit aztán később minden árajánlatkérőbe belefűzhetünk, akár egy külön blokkba is a céges arculattal ellátott dokumentumon.

Gyakran fontos az árajánlat küldőjének székhelye is

A digitális világban már kis túlzással jelentőségét veszti, hogy egy árajánlat honnan érkezik, azonban ez azért természetesen csak akkor igaz, ha digitális terméket, vagy olyan szolgáltatást vásárolunk, amihez nem kell feltétlenül a személyes kontaktus, vagy csak a munka elvégzésekor. Ilyen esetekben lényegtelen a lokáció, minden más esetben azonban rendkívül lényeges lehet, amire nem árt előre gondolni egy árajánlat bekérése előtt.

Előfordulhat ugyanis, hogy olyan szolgáltatásra van szükségünk, amit a hozzánk közel megtalálható cégek tudnának elvégezni a legegyszerűbben. Példának okáért egy kertépítésre aligha alkalmaznánk bárkit Szegedről vagy Pécsről, ha Budapesten, a saját székhelyünk közelében is tolonganak azok a kertészeti vállalkozások, melyek ugyanazt a munkát képesek elvégezni. Mindez természetesen fordítva is igaz állítás!

Nyilván vannak esetek, amikor valakik direkt egy adott régióból, akár direkt vidékről, vagy célzottan a fővárosból keresnek megoldást a problémájukra különféle megfontolásból. A lényeg azonban minden esetben, hogy a kiírás során pontosan fel legyen tüntetve a lokáció, hogy csak olyanok adjanak le árajánlatot, akik helyileg közel vannak hozzánk. Ha ez nem fontos szempont, azt is érdemes lehet feltüntetni, ezzel megerősítve egy az ország másik végében élő kisvállalkozást, hogy bátran merjen pályázni, hiszen nem kizárt, hogy éppen nála lesz a megoldás kulcsa az adott problémára.

Három fontos szempont, ami soha nem maradhat ki

Az elhangzottakon kívül fontos még kiemelni a sorból három olyan szempontot, melyeknek soha nem szabad kimaradniuk a sorból, ha egy árajánlatot szeretnénk kérni. Mint azt rögtön láthatjuk majd, ezek elengedhetetlenek ahhoz, hogy pontos szolgáltatást kaphassunk, és a munka végül úgy teljesüljön, hogy az mindkét fél számára előnyös legyen.

Tisztázzuk, hogy meddig kell beérkeznie az árajánlatnak

Minden beszerzésnek van egy meghatározott időintervalluma, amit nekünk nagyon fontos lesz közölni a leendő pályázókkal. Ez akkor is lényeges, ha legfeljebb 24 órát adunk az árajánlatok beérkezésére – mert éppen egy nagyon fontos problémára keresünk sürgős megoldást –, de akkor is lényeges, ha mindenkinek egységesen legalább egy hetet adunk arra, hogy kiállítsa saját ajánlatát.

Mindig tüntessük fel tehát pontosan, hogy az árajánlatnak meddig kell beérkeznie – legalább a napot mindig írjunk oda, de ha órát is megadunk, azzal még precízebbnek tűnhetünk –, és soha ne feledkezzünk meg arról sem, hogy kijelöljük a befutott ajánlatok kiértékelésének időpontját. Sokan ugyanis szeretik látni a folyamatok végét, rengetegen addig nem is pályáznak új munkára, amíg egy be nem fejeződött, ehhez pedig lényeges lesz tudniuk, hogy milyen határidőkkel tudjanak számolni a bírálat kapcsán.

Tüntessük fel, hogy meddig kell elvégezni az adott feladatot

Rendkívül lényeges határidő az is egy árajánlat bekérése előtt, hogy a kitűzött feladatot meddig kell majd elvégeznie a pályázónak. Ezt az esetek döntő többségében kihagyják az árajánlat kérésekor a beszerzők, márpedig rengeteg félreértést okozhat a későbbiekben, hiszen különösen egy kisebb vállalkozás számára komoly gondot jelenthet egy rendkívül záros határidő.

Ami nagyobb probléma ezen a téren, hogy a kiírók sokszor nincsenek tisztában vele, hogy egy adott feladat elvégzése mennyi időt vesz igénybe. Adott például egy vállalkozás, aki új honlapot szeretne készíteni magának, erre pedig a leendő vállalkozásnak maximum egy hetes határidőt ad meg az árajánlatban. Erre alighanem senki sem küld majd ajánlatot, hiszen mindenki pontosan tudja a szakmában, hogy egy hét alatt nem készülhet el még egy egyszerűbb céges weboldal sem, ha azt szeretnénk, hogy az ne csak mutatós, hanem hasznos is legyen.

Érdemes ennek a határidőnek a megadásakor szakértő vagy szakember segítségét kérni, aki járatos az adott területen, ellenkező esetben nagy félreértések születhetnek belőle. Ha tanácstalanok vagyunk, akkor kérjünk az árajánlat mellé egy olyan tételt is a vállalkozótól, hogy mennyi időre van szüksége az adott probléma megoldásához. Ez különösen szerencsés lehet döntés előtt, hiszen nem kizárt, hogy egy gyorsan dolgozó vállalkozás a pályázás során elsőbbséget élvez a többivel szemben.

A fizetési feltételeket se felejtsük el

Minden vállalkozás azért küld árajánlatot, hogy pénzt szerezhessen vele, ezt nyilván senkinek sem kell túlmagyarázni, éppen ezért rendkívül fontos tétel az összes kiírásban, hogy milyen fizetési feltételekkel tudunk szolgálni. Ez szintén rengeteg félreértésre adhat okot a későbbiekben, hiszen feltüntetés nélkül sokan úgy gondolják, hogy egy összegben, a feladat befejezését követően azonnal kifizetésre kerül majd a munka.

Előfordulhat viszont, hogy a kiíró egészen másként gondolkozik erről, de ezt elfelejti előre jelezni a leendő pályázónak és vállalkozónak, aki úgy vállalja el látatlanban a munkát, hogy abból az adott hónapban pénze lesz. Még egy nagyobb vállalkozás is bajba kerülhet azonban, ha a fizetési feltételek csak menet közben derülnek ki, és példának okáért a megbízó úgy dönt, hogy az elvégzett munka után nem azonnal, hanem csak 90 napon belül fizet. Esetleg részletekben, netán kizárólag készpénzben vagy csak átutalással.

Ezek olyan kitételek, melyeket minden árajánlat bekérése előtt fontos kiemelnie a megrendelőnek. Nem jellemző, hogy ezen a téren drasztikus eltérések legyenek, a legtöbben a munka elvégzését követően, egy összegben fizetnek – nagyobb projekteknél több részletben, de folyamatosan, az elvégzett munkával arányosan – azonban a kapcsolódó feltételeket soha ne felejtsük el pontosan leírni a határidők mellett.

A Brillit nagy segítség lehet a jó árajánlat kiküldésében

Noha a Brillit sem veszi ki a kezünkből a munkát olyan értelemben, hogy helyettünk kitölti a beszerzéseket, azonban nagyon sok extra segítséget tud adni ahhoz, hogy jó kiírás szülessen, és arra jó árajánlat is érkezzen vissza hozzánk.

Eleve a rendszer felhívja a figyelmet rá, ha fontosabb információk hiányoznak, másrészt pedig lehetőségünk nyílik arra, hogy csak egy bizonyos körhöz jusson el az árajánlatunk, így rögtön szűrhetünk direkt tevékenység vagy lokáció alapján, aminek jóvoltából sokkal nagyobb valószínűséggel kaphatunk majd árajánlatokat a pályázatunkra.

Nyilván a szövegezésben, a tételezésben vagy a határidők és a fizetési feltételek kiírásában a Brillit sem tud segítséget nyújtani, ezt minden vállalkozásnak a saját felelőssége megadni, az viszont óriási előny, hogy a rendszer kitűnően kompenzálja a bemutatkozáshoz kapcsolódó hiányosságokat.

Ha például elfelejtettük bemutatni a cégünket, vagy szeretnénk utánajárni egy vállalkozásnak, amelyik árajánlatot küldött, akkor a Brilliten megtalálható céges profilok rögtön minden fontos adatot a rendelkezésünkre bocsátanak, miközben rögtön olvashatunk véleményeket, sőt értékeléseket is egy adott vállalkozásról. Ez nagyon fontos szűrő lehet a választás előtt, méghozzá mindkét részről!

Borítókép: Envato Elements